点击菜单项"查看-标注"，即可在当前文档的主页面左边出现标注管理的窗口，在该窗口下，可以显示并管理当前文档上所作的所有标记，如下图示:

标注共有十种,分别是直线，曲线，矩形，椭圆，文本注释，高亮文本，下划线文本,删除线文本,知识元链接和书签。

在标注窗口里，鼠标点击右键，将弹出5个菜单项，分别如下:

• 1.删除所选项，将把当前选择的一个标注从文档主界面上删除。
• 2.清除本类型的所有项，将弹出小的确认对话框，如果选择是，将把文档上本类型的所有标注清除 。
• 3.清除所有标注，将弹出小的确认对话框，如果选择是，将把文档上的所有标注清除。
• 4.属性，弹出对话框让用户编辑标注的描述信息。
• 5.设置颜色，改变所选中的标注的颜色。

当用鼠标或者键盘使选择的标注发生变化时，文档主页面的位置将发生变化，使当前选择的标注显示在 主页面最上端，并用一黑色的边框表明其处在被选中的状态，此时可以直接按下键盘上的删除键删除掉它 。

点击菜单"工具"，将列出给文档作标注的几个菜单项,点击"注释"菜单项之后鼠标点中主页面的话，将弹出一个小窗口，可以编辑注释文本，关闭该窗口之后，主页面的相应位置将被画上一个小的注释图标，点击该图标将可以修改注释文本；点击"画线工具"菜单项，光标将改变为笔的形状，就可以在主页面上画任意的线了，如果鼠标拖动的过程中按下"Shift"键，画出来的线将是水平的或者垂直的；点击"文本选择"后，就可以在主页面上通过鼠标拖动的方式选择上一块区域的文本，以反色的方式显示，然后点击"文本编辑"下的"高亮"菜单项使被选择的文本以高亮显示，点击"删除线"菜单项将使被选择文本中部画上红色的删除线，点击"下划线"菜单项将使被选择文本下部画上下划线。

在主页面上，鼠标右键点击某一标注，将使该标注选中，用一黑色的边框表明其处在被选中的状态。

在工具条上对应有画标注的项。

所有标注里，只有注释文本在打印时勾选"打印标注"后才可以打印出来。

在标注管理的窗口上方有一个标注工具条，可以实现加密，定义标注作者访问密码等信息，并可以实现标注导入导出功能，如图：

标注工具栏按钮从左到右分别是：

• 暂时取消标注保护，需要输入密码（默认为空），用户可自行设置。
• 删除当前标注集，删除当前标注集的所有内容。
• 设置标注集属性，在设置前需要输入当前标注密码（默认为空），然后弹出标注集属性设置对话框如图：

• 切换标注集，在不同的标注集间切换。
• 导出当前标注集，将当前的标注集导出到XML文件。
• 导入标注集，导入原来导出的XML文件。
• 显示/隐藏所有标注。